Nowy moduł wydatków z rozpoznawaniem paragonów i obsługą KSeF

Rozbudowaliśmy moduł wydatków. Wcześniej był to prosty rejestr kosztów. Teraz jest to narzędzie do pracy z dokumentami zakupowymi, paragonami, fakturami i kosztami przypisanymi do pojazdów.

Moduł powstał z myślą o osobach i firmach, które mają więcej niż jeden samochód i chcą wiedzieć, ile naprawdę kosztuje utrzymanie floty. Nie tylko paliwo. Także serwis, przeglądy, akcesoria, wyposażenie, opłaty eksploatacyjne i inne zakupy związane z pojazdami.

Dokument zamiast pojedynczego wpisu

Nowy model wydatków działa na dokumentach. Można dodać fakturę, paragon albo plik PDF. Dokument ma swoje dane: numer, datę, sprzedawcę, nabywcę, kwoty, walutę i sposób płatności.

Pod dokumentem znajdują się pozycje. To ważna zmiana. Jedna faktura może zawierać kilka zakupów. Każda pozycja może mieć własną kategorię, kwotę, stawkę VAT i przypisanie do pojazdu.

Dzięki temu koszt nie jest już tylko jednym wpisem w tabeli. Jest odzwierciedleniem rzeczywistego dokumentu.

Rozpoznawanie paragonów i faktur przez AI

Dodawanie dokumentów nie wymaga ręcznego przepisywania wszystkiego z paragonu.

Wystarczy zrobić zdjęcie dokumentu albo wgrać plik PDF. System analizuje go za pomocą AI i OCR. Rozpoznaje między innymi:

• numer dokumentu,
• datę sprzedaży lub wystawienia,
• sprzedawcę,
• nabywcę,
• sposób płatności,
• kwoty netto, VAT i brutto,
• pozycje z dokumentu,
• numer rejestracyjny pojazdu, jeśli znajduje się na dokumencie.

Po rozpoznaniu użytkownik widzi skan dokumentu obok danych odczytanych przez system. Może łatwo porównać oryginał z wynikiem OCR. Jeśli coś wymaga korekty, można to poprawić ręcznie przed zatwierdzeniem.

To przyspiesza pracę, ale nadal zostawia kontrolę po stronie użytkownika.

Przypisywanie kosztów do pojazdów

Wydatki można przypisywać do konkretnych obiektów w Signati GPS, czyli na przykład do samochodów, maszyn albo innych elementów floty.

Jeśli cały dokument dotyczy jednego pojazdu, wystarczy przypisać pojazd na poziomie dokumentu. To typowy przypadek przy tankowaniu, serwisie lub zakupie części do jednego auta.

Są jednak sytuacje bardziej złożone. Jedna faktura może zawierać zakupy dla kilku pojazdów. W takim przypadku można przypisać osobne pozycje dokumentu do różnych obiektów. Dzięki temu raporty kosztów pozostają dokładne.

To szczególnie przydatne przy firmach, które kupują części, wyposażenie albo materiały zbiorczo, a później chcą wiedzieć, który pojazd wygenerował dany koszt.

Kategorie kosztów

System dzieli wydatki na kategorie. Pozwala to szybko ocenić, na co faktycznie idą pieniądze.

Przykładowe kategorie to paliwo, akcesoria, wyposażenie, opłaty eksploatacyjne i inne koszty. Kategorie można wykorzystać w raportach i wykresach.

Dzięki temu użytkownik widzi nie tylko pojedyncze faktury, ale też strukturę kosztów. Można sprawdzić, ile kosztuje paliwo, ile serwis, a ile dodatkowe zakupy do floty.

Wykresy i analiza w czasie

Nowy moduł wydatków współpracuje z widokami analitycznymi. Koszty można oglądać w podziale na miesiące, lata, kategorie i pojazdy.

Dzięki temu łatwiej zauważyć zmiany. Na przykład wzrost kosztów paliwa, większe wydatki serwisowe w konkretnym miesiącu albo pojazd, który zaczyna generować ponadprzeciętne koszty.

Dane można pokazać na wykresach liniowych i kołowych. To ułatwia szybkie porównanie kosztów bez przeglądania każdej faktury osobno.

Import kart paliwowych

Moduł jest przygotowany także do obsługi importu danych z kart paliwowych. To ważne dla firm, które korzystają z kart flotowych i otrzymują zbiorcze zestawienia tankowań lub zakupów.

Import takich danych pozwala ograniczyć ręczne wpisywanie kosztów. Transakcje z kart paliwowych mogą trafiać do systemu jako dokumenty lub pozycje kosztowe. Następnie mogą być przypisane do pojazdów i kategorii.

Dla użytkownika oznacza to mniej pracy administracyjnej i lepszą kontrolę nad kosztami paliwa oraz zakupów realizowanych kartami flotowymi.

Dla firm i użytkowników prywatnych

Moduł wydatków sprawdzi się zarówno w firmach, jak i u osób prywatnych.

Firma może analizować koszty całej floty. Może porównywać pojazdy, kontrolować wydatki i przygotowywać dane do dalszej obsługi księgowej.

Użytkownik prywatny może prowadzić historię kosztów swojego samochodu. Ma wtedy w jednym miejscu faktury, paragony, serwis, tankowania i zakupy.

W obu przypadkach cel jest ten sam: mniej chaosu w dokumentach i lepsza wiedza o realnych kosztach pojazdu.

Co daje nowy moduł wydatków

Największą zaletą jest oszczędność czasu. Nie trzeba przepisywać całych dokumentów ręcznie. System wykonuje pierwszy odczyt automatycznie.

Drugą korzyścią jest porządek. Dokument, pozycje, skan, pojazd i kategoria są w jednym miejscu.

Trzecią jest dokładniejsza analiza. Koszt można przypisać nie tylko do firmy, ale też do konkretnego pojazdu albo konkretnej pozycji na fakturze.

To sprawia, że Signati GPS staje się nie tylko systemem do lokalizacji pojazdów, ale też narzędziem do kontroli kosztów floty. Z perspektywy właściciela firmy lub osoby zarządzającej pojazdami to bardzo praktyczna funkcja.

Koszty także dla pojazdów bez lokalizatora

Moduł wydatków działa również z obiektami wirtualnymi. Oznacza to, że w Signati GPS można prowadzić ewidencję kosztów także dla pojazdu, który nie ma zamontowanego lokalizatora GPS.

To przydatne, gdy firma chce mieć pełny obraz kosztów floty, ale nie każdy pojazd jest jeszcze monitorowany. Można dodać taki pojazd jako obiekt, przypisywać do niego faktury, paragony, tankowania, serwis, wyposażenie i inne wydatki.

Dzięki temu Signati GPS może być używany nie tylko do śledzenia tras, ale też jako uporządkowany rejestr kosztów wszystkich pojazdów. Także tych, które nie wysyłają danych telemetrycznych (GPS).

Piotr Fuz