Case study: Food O’Clock – jak SignatiGPS wspiera dystrybucję dla HoReCa od magazynu po ostatnią milę

Kiedy łańcuch dostaw chłodniczych nie ma prawa zawieść

W branży dystrybucji żywności dla gastronomii jeden błąd może kosztować utratę całej partii towaru, reklamację od restauracji i reputację budowaną latami. Food O’Clock – dynamicznie rosnący dystrybutor dla sektora HoReCa w południowej Polsce – doskonale to rozumie. Właśnie dlatego, otwierając w lipcu 2025 roku nowoczesne centrum operacyjne w podkrakowskim Kokotowie, postawił na kompleksowe rozwiązanie technologiczne od SignatiGPS. Efekt? Pełna widoczność całego cold chainu: od strefy mroźniczej w magazynie, przez chłodnię samochodu dostawczego, aż do adresu klienta w centrum Krakowa.

Food O’Clock – od pizzerii do strategicznego partnera HoReCa

Food O’Clock działa na rynku od 2015 roku. Firma zaczynała od specjalistycznego zaopatrzenia pizzerii, ale konsekwentny rozwój, elastyczność i indywidualne podejście do klientów sprawiły, że dziś jest partnerem strategicznym dla szerokiego sektora gastronomicznego w całej południowej Polsce. Firmę prowadzi Dawid Bednarczyk – właściciel i siła napędowa całego przedsięwzięcia. Razem z nim działają bracia: Piotr Bednarczyk, który zarządza stale rosnącą flotą, oraz Jarosław Bednarczyk, odpowiedzialny za handel, relacje z klientami i zarządzanie siecią handlowców.

Przełomem był lipiec 2025 roku – otwarcie nowego centrum operacyjnego w Kokotowie pod Krakowem. Nowoczesny, trójstrefowy magazyn o powierzchni 2 000 m² i pojemności 2 000 palet obsługuje jednocześnie towary suche, chłodzone i mrożone. Skala operacji robi wrażenie: codziennie towar trafia do 250 punktów gastronomicznych, a miesięcznie z magazynu wyjeżdża 500 ton produktów.

Zamówienia spływają przez całą dobę – przez własny system online oraz telefonicznie – nawet do północy, a już o świcie samochody muszą ruszać w trasy. Przy takiej skali operacji i pracy w trybie nocnym potrzebowaliśmy systemu, który nie tylko pokaże gdzie jest samochód, ale da nam pełną kontrolę nad warunkami przewozu i pozwoli sprawnie planować trasy – mówi Piotr Bednarczyk, odpowiedzialny za flotę w Food O’Clock.

Wyzwania: trójstrefowy magazyn i nocna logistyka cold chain

Specyfika działalności Food O’Clock generuje kilka krytycznych wymagań technologicznych:

1. Trójstrefowy magazyn pod stałym nadzorem Magazyn w Kokotowie przechowuje jednocześnie produkty w trzech obszarach temperaturowych: magazyn suchy, strefa chłodnicza i mroźnia. Każda z tych stref wymaga utrzymania ściśle określonych parametrów – przekroczenie norm to nie tylko ryzyko strat finansowych, ale też konsekwencje prawne i sanitarne (HACCP, normy GMP).

2. Ciągłość cold chainu w transporcie Cała floa pojazdów to izotermy wyposażone zarówno w chłodnię, jak i mroźnię w osobnych komorach. Oznacza to, że w jednym samochodzie mogą jednocześnie podróżować produkty w różnych temperaturach. Każda komora musi być monitorowana niezależnie.

3. Nocny rytm pracy i precyzja planowania tras Klienci składają zamówienia do północy. Równocześnie planiści muszą mieć gotowe, zoptymalizowane trasy – bo już od północy rusza kompletowanie i pakowanie zamówień. O 5:00 samochody wyjeżdżają. Każda minuta opóźnienia w planowaniu przekłada się bezpośrednio na czas dostarczenia do restauracji.

4. Zdalna diagnostyka pojazdu Przy nocnych wyjazdach serwis samochodowy jest niedostępny. Firma potrzebowała możliwości zdalnej identyfikacji ewentualnych problemów z pojazdami zanim te wyjadą na trasę.

Wnętrze magazynu

Podsumowanie – spokój przez 24 godziny na dobę

Wdrożenie SignatiGPS: cztery filary rozwiązania

1. Monitoring temperatury i wilgotności w magazynie – ponada 30 czujników w trzech strefach

W centrum operacyjnym Food O’Clock zainstalowaliśmy sieć ponad 30 bezprzewodowych czujników temperatury i wilgotności. Pokrywają one wszystkie trzy strefy magazynowe: część suchą, chłodnię oraz mroźnię.

Widok hali z czujnikami oraz temperatury w strefach

Szybki podgląd na temperaturę i wilgotność oraz graficzna wizualizacja danych z ostatnich 24h

Szczegółowy wykres parametrów z dowolnie wybranego czasu – tutaj 7 dni

Czujniki przesyłają dane w czasie rzeczywistym do platformy SignatiGPS. System generuje alerty, gdy parametry zbliżają się do wartości krytycznych – zanim dojdzie do naruszenia warunków przechowywania. Historia pomiarów jest archiwizowana i dostępna na potrzeby audytów, kontroli SANEPID czy weryfikacji reklamacji od klientów.

Co to daje w praktyce:

• Natychmiastowy alert przy awarii agregatu chłodniczego – także w dni, kiedy nikogo nie ma w magazynie
• Dokumentacja zgodna z wymogami HACCP bez ręcznego prowadzenia rejestrów
• Możliwość udowodnienia klientowi, że towar przez cały czas przechowywania był w normie

2. Monitoring cold chainu w transporcie – osobno chłodnia, osobno mroźnia

Izotermy floty Food O’Clock są wyposażone w czujniki temperatury zamontowane w każdej komorze ładunkowej osobno. Dane z pojazdów spływają do tej samej platformy co dane z magazynu – dzięki temu widoczny jest pełny łańcuch chłodniczy: od momentu załadunku w Kokotowie, przez całą trasę, aż do dostarczenia towaru. Dyspozytor widzi w czasie rzeczywistym:

• Temperaturę w chłodni i mroźni każdego pojazdu osobno
• Lokalizację pojazdu na mapie
• Historię pomiarów z każdego odcinka trasy

W przypadku odchylenia (np. niedomkniętych drzwi chłodni w trakcie jazdy) system wysyła alert – kierowca i dyspozytor są powiadamiani natychmiast.

3. GPS z identyfikacją kierowców RFID i monitoring floty

Każdy pojazd floty Food O’Clock wyposażony jest w lokalizator GPS z czytnikiem RFID. Kierowcy identyfikują się przy każdym uruchomieniu pojazdu za pomocą karty lub breloka RFID. System rejestruje:

• Kto i kiedy prowadził pojazd
• Pełną historię tras
• Podgląd na żywo: gdzie aktualnie jest każdy samochód i kierowca
• Parametry stylu jazdy (prędkość, przyspieszanie, hamowanie)

Co istotne – system odczytuje dane z magistrali CAN pojazdu. Oznacza to zdalny dostęp do diagnostyki: od błahych komunikatów (niezapięty pas, niski poziom płynu do spryskiwaczy) przez ostrzeżenia o zużyciu klocków hamulcowych, aż po poważne błędy silnika. Kierownik floty wie o stanie technicznym każdego auta zanim wyjedzie ono o 4:00 rano.

4. Planer tras zintegrowany z systemem ERP klienta

Po północy, gdy zamówienia są skompletowane w systemie Food O’Clock, planiści uruchamiają Planer Tras SignatiGPS. System importuje dane z ERP klienta, pozwala zoptymalizować i zwizualizować trasy dostaw na mapie, uwzględniając:

• Lokalizacje klientów i priorytety dostaw
• Dostępne pojazdy i kierowców
• Okna czasowe dostaw

W razie potrzeby poprzez drag-n-drop w łatwy sposób można punkty trasy zamieniać między pojazdami. Gotowe trasy są przypisywane do kierowców. O północy, gdy zaczyna się kompletowanie zamówień, każdy wie co i w jakiej kolejności ma załadować. O 5:00 ruszają. Bez chaosu, bez telefonów z pytaniami „którą drogą jechać”. Następnie monitoring GPS pozwala na żywo weryfikować zapłonowaną trasę vs. tę realnie pokonywaną przez kierowców.

SokółCRM – autorski system do zarządzania sprzedażą i obsługą klienta

Oprócz rozwiązań flotowych i magazynowych, SignatiGPS dostarczyło Food O’Clock autorski system CRM – SokółCRM – dedykowany obsłudze handlowców, zarządzaniu relacjami z klientami i koordynacji procesów sprzedażowych. Za stronę handlową w Food O’Clock odpowiada Jarosław Bednarczyk: Mamy w jednym miejscu historię kontaktów z klientami, zadania dla handlowców i pełny podgląd na to, co się dzieje w sprzedaży. Przestaliśmy tracić czas na szukanie informacji w mailach i arkuszach Excela. SokółCRM to rozwiązanie tworzone przez Signati z myślą o firmach, które potrzebują narzędzia dopasowanego do swoich procesów – bez kompromisów wymaganych przez duże, generyczne platformy CRM.

Rozbudowa w kierunku pełnego IoT

Platforma SignatiGPS to nie tylko GPS i temperatura. W ramach współpracy z Food O’Clock omawiamy kolejne moduły, które naturalnie wpisują się w potrzeby centrum operacyjnego:

• Pomiar zużycia wody – liczniki i wodomierze podłączone do systemu, monitoring zużycia mediów
• Jakość powietrza – czujniki PM10, PM2.5 i CO2 w przestrzeniach pracowniczych
• Czujniki otwarcia – drzwi, bram, okien – historia wejść i wyjść, alerty po godzinach pracy
• Wideomonitoring w pojazdach – kamery rejestrujące obraz z kabiny i przestrzeni ładunkowej, dostęp do nagrań przez platformę

Perspektywy rozwoju współpracy

Food O’Clock to firma, która nie stoi w miejscu. Dawid Bednarczyk i jego bracia od początku traktują technologię jako inwestycję, a nie koszt. Plany są ambitne: firma sukcesywnie dokupuje nowe pojazdy, poszerza gamę produktów, a grono odbiorców rozrosło się już o wymagające hotele. Obszar dostaw systematycznie się rozszerza – Food O’Clock konsekwentnie zdobywa coraz większy udział w rynku dystrybucji dla HoReCa w południowej Polsce. Jarosław Bednarczyk widzi w danych z systemu konkretny argument w rozmowach z klientami – możliwość udowodnienia, że każda dostawa odbywa się w pełni kontrolowanych warunkach temperaturowych. W branży, gdzie restauracje i hotele mają zerową tolerancję na błędy jakościowe, to realna przewaga konkurencyjna.

Ważnym elementem współpracy jest relacja i model komunikacji. Dawid Bednarczyk zna się z prezesem Signati (Piotr Fuz), od wielu lat – znajomość sięga czasów, gdy razem wdrażali pierwszą wersję systemu CRM. To zaufanie zbudowane latami przekłada się na konkretne działanie w codziennej współpracy. – W naszej branży nie zawsze jest czas na maile. Mamy z zespołem Signati dedykowaną grupę na WhatsApp, gdzie w pilnych sprawach koordynujemy działania na bieżąco – mówi Dawid Bednarczyk. Równie sprawnie wygląda strona techniczna. Gdy potrzebny jest montaż lub wymiana urządzenia, do Food O’Clock dojeżdża Nikita Mikutski – instalator z wieloletnim doświadczeniem, który zna specyfikę obiektu w Kokotowie. Rozwój oprogramowania jest natomiast omawiane regularnie podczas spotkań online z programistą Jackiem Kałużą, gdzie planowane są kolejne etapy rozbudowy platformy. To podejście – szybki kontakt, sprawne wdrożenia i ciągły dialog o rozwoju – jest dla Food O’Clock równie ważne jak sama technologia. W planach na najbliższe miesiące:

• Rozbudowa sieci czujników w nowych strefach magazynowych
• Głębsza integracja planera tras z systemem ERP Food O’Clock (automatyczny import zamówień)
• Wdrożenie wideomonitoringu w pojazdach dostawczych

Co mówi wdrożenie?

Współpraca między SignatiGPS a Food O’Clock to przykład na to, że kompleksowe podejście do zarządzania łańcuchem dostaw – od magazynu po ostatnią milę – jest możliwe w ramach jednej platformy i jednego dostawcy. Dla firm z sektora dystrybucji żywności, farmacji, logistyki chłodniczej czy każdej branży, gdzie temperatura towaru to kwestia bezpieczeństwa i prawa, takie rozwiązanie to nie luksus – to konieczność.

Chcesz wiedzieć, jak podobne rozwiązanie sprawdziłoby się w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami. Jan Szczepanik i zespół SignatiGPS przygotują dla Ciebie indywidualną wycenę i propozycję wdrożenia – dostosowaną do skali Twojej floty i specyfiki magazynu. 👉 Skontaktuj się z SignatiGPS  

Piotr Fuz